Digitale samenwerking staat of valt met de juiste tools én goed gebruik ervan. Voor een internationale industriële klant verzorgden wij onlangs een reeks basistrainingen rond Microsoft Teams met als doel de digitale samenwerking binnen de organisatie naar een hoger niveau te tillen. In deze blog delen we de belangrijkste thema’s, inzichten en lessons learned uit dit project.
Hoewel Microsoft Teams al enige tijd beschikbaar was binnen de organisatie, zagen we dat de tool vaak slechts beperkt werd ingezet. Medewerkers gebruikten Teams voornamelijk voor chats en vergaderingen, maar lieten belangrijke functionaliteiten zoals bestandsbeheer, kanaalstructuur en notificatiebeheer onbenut. Daarom ontwikkelden we een basis trainingsprogramma dat focust op het functionele inzicht in Teams, de best practices voor structuur, samenwerking en communicatie en ten slotte de gedragsverandering van de gebruikers via digitale etiquette. De doelgerichte etiquette wordt nader uitgelegd in de blog.
Veel gebruikers beseffen niet dat elk Team in Microsoft Teams gekoppeld is aan een SharePoint-site. Dit brengt enkele key points met zich mee. De koppeling met SharePoint heeft namelijk impact op de bestandsopslag; bestanden worden namelijk niet “in Teams” opgeslagen, maar in SharePoint. Rechten worden op site-, team- of kanaalniveau geregeld (toegangsbeheer), en elke wijziging wordt automatisch opgeslagen (versiebeheer).
Een Team is een samenwerkingsruimte per afdeling, project of thema. Daarbinnen gebruik je kanalen om inhoud te structureren. In de Advantive Teams training hebben we het onderscheid gemaakt tussen standaardkanalen, privékanalen, en gedeelde kanelen. Standaardkanalen zijn voor iedereen toegankelijk, privékanalen zijn alleen zichtbaar voor specifieke leden, en in gedeelde kanalen kan je samenwerken met externen zonder ze volledig toe te voegen aan je team. Denk dus goed na welk soort kanaal je wilt opzetten. Een doordachte kanaalstructuur voorkomt chaos en versnipperde communicatie.
Microsoft Teams maakt het mogelijk om gelijktijdig aan documenten te werken rechtstreeks vanuit de browser of desktopapplicatie. In onze training leggen we uit hoe je dit het beste opzet, wat je precies allemaal kan doen, en welke voordelen je hieruit haalt. Enkele voorbeelden zijn de realtime co-authoring met Office Online. Je kan gelijktijdig met je collega’s aan hetzelfde document werken, elkaars notities zien en aanpassen, en samenwerken alsof je samenzit in dezelfde ruimte. Door deze realtime feature kan je ook de versiegeschiedenis bekijken en herstellen, zo kan je gewiste teksten terughalen, of nakijken wanneer aan het document is gewerkt. Je kan via permissies ook de gedeelde toegang beheren. Op die manier kan het document enkel worden aangepast door degenen die hiervoor zijn toegewezen.
Teams meldt je standaard over alles wat in het document gebeurt; van @mentions tot bestandsuploads. We laten zien hoe je notificaties slim kunt instellen:
Een goed ingericht notificatiesysteem vergroot de concentratie én betrokkenheid. Zo kan je op tijd ingrijpen als manager, of gericht het document aanpassen waar opmerkingen werden toegevoegd.
Techniek is belangrijk, maar gedrag is bepalend. Daarom besteden we aandacht aan digitale etiquette, zoals:
Deze soft skills zorgen voor duidelijke, efficiënte communicatie. Je wilt in een oogopslag weten waar het bericht of de tag over gaat. De digitale etiquette is essentieel in een digitale en efficiënte werkomgeving.
Deelnemers gaven aan dat ze na de sessies:
Microsoft Teams is geen vervanging van e-mail of Skype het is een complete samenwerkingshub. Maar zonder goede uitleg en begeleiding blijft veel potentieel onbenut. Een training zoals deze laat zien dat bewustwording, structuur en etiquette minstens zo belangrijk zijn als de technologie zelf.
Wil jij weten over onze Microsoft 365 trainingen? Vind je dat jouw bedrijf deze training goed kan gebruiken? Neem contact met ons op, en dan kijken we samen naar een passende formule.
Een datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.
Maak kennis met de managed services van Advantive voor de Microsoft omgeving van jouw organisatie.
De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.
