Binnen veel organisaties is Microsoft SharePoint een onmisbare, maar vaak onderbenutte tool. Tijdens een recente training voor een internationale industriële klant brachten we structuur, inzicht en praktische handvatten om meer te halen uit SharePoint Online van documentbeheer tot metadatagebruik en pagina-opbouw. In deze blog delen we de inhoud en inzichten van deze sessie, die een stevige basis legde voor duurzame samenwerking.
SharePoint Online is de ruggengraat van digitale samenwerking. een Cloudgebaseerd platform binnen Microsoft 365, bedoeld om informatie centraal op te slaan, te organiseren en te delen. Je gebruikt het onder andere voor documentbeheer, projectsites en intranetpagina’s, samenwerking met interne en externe teams, integratie met Microsoft Teams, Word, Excel en andere M365-tools, en nog veel meer.
Fun fact: alle bestanden die je in Microsoft Teams deelt, worden opgeslagen in SharePoint.
We behandelen tijdens de training de belangrijkste redenen om SharePoint strategisch in te zetten:
Elke SharePoint-site bestaat uit document libraries, lijsten (lists), site pagina’s en navigatie. Document libraries zijn opslagplaatsen voor bestanden. Lijsten bevatten gestructureerde data zoals taken, events of goedkeuringsflows. Met site pagina’s kan je visuele pagina’s creëren om informatie te presenteren. En tot slot kan je met navigatie links naar interne of externe bronnen maken, afgestemd op je team. Elke pagina of item in SharePoint heeft een unieke URL. Dit maakt het makkelijk te linken en delen.
We verdiepten ons in het optimaal benutten van documentbibliotheken:
Metadata zijn extra gegevens die je aan bestanden toevoegt, zoals de afdeling of verantwoordelijke eigenaar, de laatst gecontroleerde datum, het documenttype of status, enzovoorts. Deze metadata zorgt ervoor dat je beter kan filteren en sorteren. Je kan dankzij metadata sneller documenten vinden via zoekopdrachten. Documenten zijn volledig doorzoekbaar, op basis van inhoud en metadata. Ook wordt het bouwen van Views bevorderd dankzij de voorgeconfigureerde filters met eigen URL. Een View maken op een document library of een lijst betekent dat je een soort filter op deze document library of lijst zet waar je bepaalde metadata van het item kan zien.
SharePoint-lijsten zijn ideaal voor het beheren van gestructureerde data, zoals taken- en goedkeuringsoverzichten, evenementenkalenders, werkprocessen met statusupdates, checklist of to-dolijsten, enzovoorts. In tegenstelling tot Excel zijn lijsten gedeeld, versiebeveiligd en integreerbaar met andere apps.
SharePoint biedt de mogelijkheid om zelf pagina’s te maken zonder technische kennis. Je kan werken met Webparts; dit zijn bouwstenen (zoals tekst, afbeeldingen, knoppen, grafieken, lijsten), layouts die aanpasbaar zijn per doelgroep of gebruiksscenario, en navigatie. Verbind navigatie met je documenten, pagina’s of andere tools, zo kan je telkens verwijzen naar elk item met behulp van een link.
SharePoint houdt automatisch bij wie wat heeft aangepast, welke versie wanneer is opgeslagen, en of iets verwijderd is (en kan worden hersteld). Verwijderde items blijven tot 93 dagen beschikbaar in de Recycle Bin.
De training had als doel gebruikers meer grip te geven op SharePoint als platform, en dat is gelukt. Na de sessie:
SharePoint is geen stoffige documentmap, maar een krachtige samenwerkingstool. Met de juiste structuur, metadata en werkwijze leg je een fundament voor overzicht, veiligheid en efficiëntie.
Meer weten over onze Microsoft 365 trainingen of een sessie boeken voor jouw team? Neem contact met ons op.
Een datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.
Maak kennis met de managed services van Advantive voor de Microsoft omgeving van jouw organisatie.
De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.
