Moderne organisaties werken dagelijks met tal van digitale documenten. SharePoint, een documentbeheersystem, wordt vaak gebruikt om deze documenten veilig te beheren en te delen binnen teams. Echter, wanneer SharePoint documentbibliotheken vol raken, kunnen prestatieproblemen ontstaan en wordt de organisatie geconfronteerd met opslaglimieten. Een proactieve archiveringsoplossing is essentieel om dit probleem te verhelpen.
In deze blog bespreken we een op maat gemaakte oplossing om SharePoint documentbibliotheken te archiveren met behulp van PnP PowerShell en Azure Blob Storage. De oplossing omvat het periodiek overbrengen van bestanden van een primaire documentenbibliotheek naar een archiveringsbibliotheek op basis van de laatst gebruikte datum. Vervolgens worden oudere bestanden vanuit de archiveringsbibliotheek verplaatst naar Azure Blob Storage voor lange-termijnopslag. We slaan logbestanden op in de Azure Blob Storage en beheren een SharePoint-lijst om de voortgang bij te houden.
PnP (Patterns & Practices) PowerShell is een open-source PowerShell module ontwikkeld door Microsoft en de community, die het beheer van SharePoint Online, Microsoft 365 en Teams eenvoudiger maakt. Het biedt een reeks cmdlets (systeemeigen PowerShell-opdrachten) waarmee beheerders SharePoint-sites kunnen beheren en automatiseren zonder in SharePoint zelf te hoeven werken.
Voor deze oplossing gebruiken we PnP PowerShell om verbinding te maken met SharePoint Online, documentbibliotheken te beheren, bestanden te verplaatsen en SharePoint-lijsten bij te werken. Daarnaast gebruiken we Azure PowerShell om bestanden te verplaatsen naar Azure Blob Storage.
Het Azure Storage-platform is de Cloudopslag-oplossing van Microsoft. Azure Storage biedt zeer schaalbare, beschikbare, duurzame en veilige opslag voor verschillende gegevensobjecten in de Cloud.
🔸Schaalbaar
Azure Storage is in hoge mate schaalbaar om te voldoen aan de gegevensopslag- en prestatiebehoeften van de huidige toepassingen.
🔸Duurzaam en maximaal beschikbaar
Redundantie zorgt ervoor dat uw gegevens veilig zijn in geval van tijdelijke hardwarefouten. U kunt er ook voor kiezen om gegevens te repliceren tussen datacenters of geografische regio’s voor extra bescherming tegen lokale rampen of natuurrampen. Op deze manier blijven gerepliceerde gegevens maximaal beschikbaar in het geval van een stroomstoring.
🔸Veilig
Alle gegevens die naar een Azure-opslagaccount worden geschreven, worden versleuteld door de service. Azure Storage biedt een gedetailleerde controle over wie toegang tot uw gegevens heeft.
🔸Beheerd
Azure verwerkt hardware-onderhoud, updates en kritieke problemen voor u.
🔸Toegankelijk
Gegevens in Azure Storage zijn overal ter wereld toegankelijk via HTTP of HTTPS. Microsoft biedt clientbibliotheken voor Azure Storage in verschillende talen, waaronder .NET, Java, Node.js, Python, Go en andere REST API. Azure Storage ondersteunt scripts in Azure PowerShell of Azure CLI. Ten slotte bieden Azure Portal en Azure Storage Explorer ook handige visuele oplossingen voor het werken met uw gegevens.
Enkele voorbeelden van Azure Storage-gegevensservices zijn Azure Blobs, Azure Files, Elastische SAN, Azure Queues, Azure Tables, Azure Managed Disks en Azure Container Storage.
Voor dit project gebruiken wij Azure Blob Storage, dé oplossing voor opslag van objecten in de Cloud van Microsoft. Blob Storage is geoptimaliseerd voor het opslaan van enorme hoeveelheden ongestructureerde gegevens, zoals tekst of binaire gegevens.
Blob Storage is ideaal voor:
🔸Het rechtstreeks aan ene browser leveren van afbeeldingen of documenten.
🔸De opslag van bestanden voor gedistribueerde toegang, met andere woorden altijd toegankelijk.
🔸Streaming van video en audio.
🔸De opslag van gegevens voor back-up en herstel, herstel na noodgevallen en archivering.
🔸De opslag van gegevens voor analyse door een on-premises of in Azure gehoste service.
Objecten in Blob Storage zijn overal ter wereld toegankelijk via HTTP of HTTPS. Gebruikers of clienttoepassingen hebben toegang tot blobs via URL’s, de REST-API van Azure Storage, Azure PowerShell, Azure CLI of een Azure Storage-clientbibliotheek.
SharePoint heeft opslaglimieten, afhankelijk van het Microsoft 365-abonnement. Wanneer deze limieten worden bereikt, kan dit invloed hebben op de prestaties van de documentbibliotheken en zelfs leiden tot het niet kunnen opslaan van nieuwe documenten.
🔸Betere prestaties
Grote documentbibliotheken kunnen traag worden in het gebruik, met lange laadtijden voor gebruikers. Door oudere bestanden te archiveren, blijven de bibliotheken efficiënt.
🔸Compliance
Sommige branches hebben regelgeving die vereist dat documenten voor een bepaalde periode bewaard blijven, waarna ze veilig moeten worden gearchiveerd of verwijderd.
Een datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.
Maak kennis met de managed services van Advantive voor de Microsoft omgeving van jouw organisatie.
De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.
